Ronde hangmappen

Digitaal opslaan van documenten: hoe en waarom?

Het papierloze kantoor is er nooit gekomen. Maar met elektronische archieven kunnen kantoren wel papierarm worden. De voordelen van elektronische archivering liggen vooral aan de gebruikerskant. Met een 'druk op de knop' komt alle informatie beschikbaar. Klanten ervaren bovendien dat ze sneller worden geholpen. In een serie van twee artikelen laat consultant Frits Timmerhuis zien wat er allemaal komt kijken bij het digitaal opslaan van documenten, en belicht hij voor- en nadelen.
 
Bij een elektronische wijze van archiveren worden de documenten in de vorm van digitale gegevens opgeslagen op een magnetische of optische drager. Ze zijn te raadplegen via de aangesloten pc's. Afdrukken op papier worden gemaakt met de printer en zijn doorgaans natuurgetrouw.
Een elektronisch archief wordt vaak aangeduid met de benaming dis: documentair informatiesysteem. 'Officieel' valt microfilm ook onder de categorie dis, maar in de praktijk wordt met dis meestal alleen digitale opslag bedoeld. Een computerprogramma voor digitale opslag heet een dis-programma. Andere regelmatig gebruikte benamingen voor een elektronisch archief zijn documentmanagementsysteem (dms) en 'electronic document management' (edm).
Documenten kunnen op twee manieren in het elektronische archief terecht komen.
De eerste manier is scanning, ook wel 'imaging' genoemd . De documenten worden met behulp van een scanner (beeldaftaster ter grootte van een klein kopieerapparaat) omgezet in een digitale gegevens. De gegevens worden doorgaans als een 'tiff'-document opgeslagen, een 'image' (beeld; plaatje) waarvan de tekst niet meer gewijzigd kan worden. Doorgaans wordt voor dit soort werk een scanner met automatische documentdoorvoer gebruikt, waardoor ook het scannen van een document dat meerdere pagina's telt slechts enkele seconden vraagt. Hierna vindt echter nog het tijdrovende toekennen van de indexeringskenmerken plaats.
Met name de binnenkomende post wordt op deze wijze gedigitaliseerd, soms ook de uitgaande post.
De tweede manier doet zich voor in de situatie dat het document al in digitale vorm bestaat. Het wordt dan vanuit een ander programma overgeheveld naar het dis-programma ter archivering. Het kan gaan om tekstverwerkingsdocumenten van uitgaande brieven of intern opgestelde stukken, maar ook om e-mails en faxen.
 
Bont aanbod opslagschijven
Aan het begin van de jaren tachtig verschenen de eerste systemen voor digitale opslag. De brochures beloofden een ruimtebesparing van meer dan 95 procent, een papierloos kantoor en nog veel meer. Meestal ging het om een op zichzelf staand ('stand-alone') systeem. Het bestond uit een scanner, een pc, een printer en een disk-drive met een optische schijf.
Een voordeel van de 'stand-alone' systemen was hun betrekkelijke eenvoud. De opgeslagen documenten waren echter slechts op één plaats raadpleegbaar. Ze werden al snel op opgevolgd door aan het computernetwerk verbonden systemen.
Gelijkertijd ontstond er een bont aanbod van opslagschijven. Ze kwamen in alle soorten en afmetingen. Een aantal benamingen: beeldplaat, optische schijf, 'optical disc', dor ('digital optical recording'), draw ('direct read after write'), worm ('write once, read many') en mo (magneto-optische schijf).
Iedere zichzelf respecterende fabrikant hanteerde bovendien zijn eigen methodieken waardoor van enige standaardisatie geen sprake was. Bovendien volgden de technische ontwikkelingen elkaar in een razend tempo op.
Wanneer je voor een kapitale som het archief op schijven van 1 GB had vastgelegd en vervolgens ontdekte dat er alweer goedkopere schijven waren van 10 GB, kon je toch wel een beetje boos worden. Het maakte veel potentiële gebruikers in ieder geval kopschuw.
De introductie van de cd-rom (compact disc - read only memory), de door jezelf beschrijfbare versie van de bekende cd, heeft voor stabilisatie gezorgd. Eindelijk was er een opslagmedium dat in ieder geval qua formaat redelijk gestandaardiseerd was. Bovendien hing er een vriendelijk prijskaartje aan. Door zijn eenmalige beschrijfbaarheid wordt deze cd nu ook in juridische zin als bewijsmateriaal geaccepteerd. Bij de 'rewritable cd' ligt dit anders. Deze kan als een floppy worden gewist en opnieuw beschreven. Hij is in principe niet geschikt voor documenten die worden bewaard om hun juridische bewijskracht, maar heeft verder veel toepassingsmogelijkheden.
Dikwijls wordt er gebruik gemaakt van een jukebox met enkele tientallen of honderden cd-rom's, waardoor sprake is van een aanzienlijke opslagcapaciteit.
 
Ontwikkelingen
Inmiddels gaan de technische ontwikkelingen razendsnel. Tegen de tijd dat u dit leest is er misschien weer iets heel anders op de markt. Hierbij speelt onder andere het aspect dat producten voor de consumentenmarkt vaak ook een toepassing krijgen op kantoorgebied en daar een kostenverlaging veroorzaken.
Zo is er nu ook de dvd, het broertje van de 'digital video disc' die de videobanden aan het opvolgen is. Ofschoon de dvd hetzelfde formaat heeft als een cd, is er plaats voor zo'n 6 GB aan informatie, oftewel negen keer zoveel als op een cd past. Ook van de dvd bestaat zowel een eenmalig beschrijfbare als een herbeschrijfbare versie.
Verder wordt er gewerkt aan een fmd ('fluorescent multi-layer disc'), ter grootte van een cd, waar maar liefst 140 GB op kan. De voortdurende capaciteitswedloop laat zich overigens makkelijk verklaren. Naarmate minder schijven nodig zijn voor de opslag van het archief, hoeft er bij het raadplegen ook minder van schijf te worden gewisseld. Het wisselen van schijven in een juke-box gaat redelijk snel, maar vraagt hoe dan ook altijd wachttijd. Het handigst is om alles op één schijf te hebben.
Ongeveer gelijktijdig met de opkomst van de cd-rom heeft zich ook een revolutie voorgedaan in de opslagcapaciteit en aanschafprijs van servers. Deze wijze van opslag was vanwege de kosten voorheen niet interessant voor bulkinformatie. Een compleet digitaal archiefbestand kan nu makkelijk op één server snel online toegankelijk zijn, tegen heel acceptabele kosten.
Verder is er de veelzeggende ontwikkeling dat dis-programma's in toenemende mate worden geleverd door de grote leveranciers van software als onderdeel van het totaalpakket. Voorheen had je voor dis-programma's voornamelijk aparte leveranciers, met hun eigen jaarlijkse dis-beurs. Digitale opslag is nu niet langer een op zichzelf staande actie vanuit de afdeling archief, maar is als 'documentautomatisering' steeds meer geïntegreerd in de totale automatisering van een organisatie. Dit geeft onder andere meer garantie dat het dis-programma aansluit bij de 'hoofdprogrammatuur' van de organisatie. In het hoofdprogramma aangemaakte documenten worden doorgesluisd naar het dis-programma en vervolgens digitaal gearchiveerd. Elektronisch archiveren is op die wijze niet langer iets heel bijzonders, maar gewoon een onderdeel van het dagelijkse werk.
 
Voordelen
De apparatuurkosten van digitale opslag zijn dramatisch gedaald en vormen nauwelijks nog een belemmering. Veel organisaties zijn dan ook bezig de meest gebruikte archiefonderdelen te automatiseren. De belangrijkste argumenten zijn de handige decentrale raadpleging vanaf ieders pc en de snelle toegankelijkheid.
Het medium waarop de digitale informatie zich bevindt staat nu veel minder in de belangstelling. De opslag vindt dikwijls eerst gemakshalve plaats op de algemene server. Vervolgens wordt er meestal toch een aparte server voor het archief aangeschaft. Zaken die veel aandacht vragen zijn de mogelijkheden van het dis-programma, het indexeren, het opschonen, het converteren van de papieren dossiers en de procedures die de compleetheid van het digitale archief moeten waarborgen.
De voordelen van elektronische archivering liggen vooral aan de gebruikerskant. Met een 'druk op de knop' komt de informatie beschikbaar. Men hoeft het werk niet te onderbreken omdat bepaalde gegevens ontbreken of elders gehaald moeten worden. Meerdere personen kunnen gelijkertijd hetzelfde dossier raadplegen.
De informatie kan in principe op iedere plaats worden opgevraagd, waardoor de medewerkers niet meer gebonden zijn aan een werkplek of locatie. Het past daarom uitstekend bij de nu erg populaire filosofie van de flex-plek.
Een ander belangrijk aspect is het klantvriendelijk werken. De klanten ervaren dat ze sneller, in de eerste lijn, geholpen worden omdat de medewerker achter zijn pc gelijk over alle informatie beschikt. Informatie die compleet en actueel is.
En dan is er natuurlijk het voordeel van ruimtebesparing. De kostbare kantoorruimte die nodig was voor de archiefkasten komt beschikbaar voor andere doeleinden.
 
Nadelen
De nadelen liggen vooral aan de beheerkant. Elektronische archivering stelt hogere eisen dan het beheer van papieren dossiers. De stukken zijn uit zichzelf niet zichtbaar terwijl het al snel om honderdduizenden documenten kan gaan. Een goed beheer van de documenten en het indexsysteem is de belangrijkste voorwaarde voor succes. Anders ontstaat er geleidelijk een chaos.
Van tevoren dient er bij veel dossiers een duidelijke standaardindeling te komen. Ze kunnen anders na verloop van tijd onoverzichtelijk worden door de grote hoeveelheid documenten, en daardoor onbruikbaar.
Het tijdrovende opbergen van papieren stukken is bij de elektronische archivering vervangen door het scannen en toekennen van indexeringskenmerken. Elk document, hoe onbenullig ook, dient te worden voorzien van een aantal kenmerken om het terug te kunnen vinden. Het vereist allemaal veel aandacht en nauwgezetheid. Alle stukken betreffende een zaak zullen steeds hetzelfde indexeerkenmerk moeten krijgen. Van een brief kunnen verschillende versies bestaan. Tekeningen worden vaak aangepast. Een polis kan een aanhangsel krijgen met gewijzigde voorwaarden. Verouderde stukken dienen te worden verwijderd om het geheel overzichtelijk te houden. Afgesloten dossiers worden verwijderd, of overgezet naar een ander bestand of een andere informatiedrager.
Verder plaatst een organisatie die overgaat op elektronische archivering zich in een afhankelijke positie. Bij een storing zijn de archiefdossiers niet meer te raadplegen. Hierbij zal men wellicht merken dat de belangstellingshorizon van de leveranciers doorgaans aanzienlijk korter is dan de afschrijvingstermijn van eenmaal aangeschafte systemen. Apparatuur en software gaan doorgaans niet langer dan zo'n drie à vijf jaar mee. Daarna heeft men telkens te maken met vervangingskosten en conversieperikelen.
Naar verwachting zal het aspect 'afhankelijkheid' steeds minder als knelpunt worden ervaren. Wanneer je thuis al dagelijks zit te surfen op internet, wil je ook op kantoor gebruik kunnen maken van alle mogelijkheden.
 
Programmatuur
Geen enkel programma voor archiefautomatisering zal volledig tegemoet komen aan alle wensen. De neiging om special aanpassingen te laten aanbrengen is dikwijls groot. De ervaringen wijzen er echter op dat enige terughoudendheid met het laten maken van speciaal maatwerk wenselijk kan zijn.
Allereerst zijn er natuurlijk de extra kosten. Belangrijker is echter dat speciale aanpassingen dikwijls ontwerpfoutjes bevatten. Deze kunnen veel ergernis én veel tijdverlies bij de start van het automatiseringsproject veroorzaken. Bij de standaardpakketten zijn doorgaans weinig problemen meer te verwachten, aangezien de kinderziekten er al zijn uitgehaald. Verder zouden de speciale aanpassingen misschien problemen kunnen geven bij de koppelingen met andere programma's. Tot slot zijn de dossiers bij een toekomstige overstap naar nieuwe programmatuur wellicht lastiger te converteren.
 
Levensduur
Bij digitale opslag is de levensduur van de apparatuur en de informatiedrager nauwelijks van belang. Tien jaar gegarandeerde levensduur zal in de praktijk meer dan voldoende zijn. Binnen die periode wordt de informatie vrijwel zeker een of meerdere keren overgezet op een nieuwer type drager. In de automatiseringsbranche staat vijf jaar trouwens al gelijk aan een eeuwigheid. Garanties dat een cd-rom vijftig of honderd jaar meegaat zijn dus eigenlijk weinigzeggend. Ik sluit niet uit dat er al over zo'n twintig jaar niet eens meer cd-rom drives in de handel zullen zijn.
 
Tijdstip van digitale opslag
Afhankelijk van de archiefprocedure kan de digitalisering van een document op verschillende tijdstippen plaatsvinden. In de ideale situatie worden de binnengekomen stukken dadelijk na ontvangst ingescand en geïndexeerd. Vervolgens wordt de post via het computernetwerk, en bij thuiswerkers eventueel via internet, verspreid naar de behandelaars. Van elk stuk gaat bovendien een digitale 'kopie' in het centrale elektronische archief.
De papieren stukken gaan in de prullenbak, of worden tijdelijk als schaduwarchief op eenvoudige wijze op datum in ordners opgeborgen. Er zijn ook scanners die elk document gelijktijdig op microfilm vastlegt, zodat er ook zonder papieren stuk een goede juridische waarborg is.
Zo is sprake van een integraal systeem van postregistratie en digitale archivering. Indien alle binnenkomende documenten van belang op deze wijze worden verwerkt, en er ook van alle uitgaande post een kopie digitaal wordt verwerkt, kan er tenslotte sprake zijn van een papierarm kantoor. Uiteraard dienen in- en uitgaande faxen en e-mails van belang ook in het verhaal te worden betrokken. De organisatie ontvangt en verzendt papieren stukken, maar de behandeling en archivering binnen de organisatie zelf gebeurt helemaal digitaal.
Er zijn ook voldoende organisaties die ervoor kiezen de binnengekomen post eerst in papiervorm af te handelen en pas daarna, eventueel samen met de uitgaande brief digitaal te archiveren.
Een voordeel hiervan, althans voor sommigen, is dat er met papieren documenten wordt gewerkt. Ook kunnen stukken nu eerst worden geschoond van overbodig gebleken documenten of bijlagen, terwijl die bij eerstgenoemde mogelijkheid al gescand waren en zo voor bestandsvervuiling zorgen. Bovendien kunnen veel documenten nu als één set worden gescand en van indexeerkenmerken worden voorzien, hetgeen tijd bespaart.
Daar staat tegenover dat binnengekomen brieven nog steeds zoek kunnen raken en men geen gebruik maakt van eerdergenoemde integratiemogelijkheden.
 
Werkstroombeheer
Door het dadelijk inscannen van de ingekomen post is het mogelijk direct vanaf de werkplek toegang te krijgen tot alle documenten die onder behandeling zijn. Moest voorheen een document fysiek langs bijvoorbeeld vijf werkplekken om het te bewerken of te paraferen, nu kan het gedigitaliseerde document eventueel een vaste route van beeldscherm naar beeldscherm maken, afhankelijk van de procedure die wordt gevolgd. Zelfs kunnen twee of meer personen gelijkertijd aan een document werken.
De afhandeling van het proces wordt dan door dit werkstroombeheersysteem bestuurd en gecontroleerd. Ook kan het systeem signalerend optreden als bijvoorbeeld behandeltermijnen overschreden dreigen te worden. Het dis-programma moet hiertoe wel beschikken over modulen voor werkstroommbeheer. Bovendien dienen de werkprocessen duidelijk te zijn.
 
Benodigde opslagruimte per document
Gewoonlijk worden de beelden van de gescande documenten automatisch gecomprimeerd. Dat kan aardig wat opslagruimte schelen.
Een A4-document dat met een fijnheid van 300 dpi is gescand, zal ongecomprimeerd ongeveer 1 MB groot zijn. Wanneer dit beeld wordt gecomprimeerd volgens de Tiff groep 4 standaard, de meest voorkomende standaard voor zwart-wit beelden, is de benodigde opslagruimte te reduceren tot 35 KB. Documenten met illustraties, logo's en dergelijke zijn doorgaans echter minder te comprimeren en vragen dus (aanzienlijk) meer ruimte. Dikwijls wordt de vuistregel gehanteerd van 50 KB per gescand document.
Indien al bestaande digitale gegevens worden overgeheveld naar het dis-programma, is veel minder ruimte nodig. Ga uit van gemiddeld 20 KB voor een volgetypte pagina A4. Het kan dus handig zijn uitgaande brieven niet te scannen, maar in plaats daarvan rechtstreeks digitaal op te slaan. Op deze tekstverwerkingsdocumenten is echter niet te zien of er een handtekening op de uitgaande brief stond en zo ja, welke. Indien het gewenst is dat de handtekening en eventuele andere kenmerken van de uitgaande brief zichtbaar zijn, zou eventueel toch gekozen kunnen worden voor het scannen van de uitgaande post.
 
Dossierindeling
Voor omvangrijke soorten dossiers dient van tevoren een standaardindeling te worden ontworpen. Anders worden ze na verloop van tijd onoverzichtelijk door de grote hoeveelheid documenten, en daardoor onbruikbaar. Deze belangrijke valkuil wordt wel eens over het hoofd gezien. De indeling dient indien mogelijk ook zodanig te zijn, dat dossiers op een gegeven moment met een 'druk op de knop' kunnen worden gesaneerd. Dikke papieren dossiers kunnen eventueel nog vrij makkelijk worden doorgebladerd, terwijl bij een elektronisch archief de verschillende documenten stuk voor stuk op het beeldscherm worden opgeroepen. Dat doe je niet lang voor de lol.
Het maken van een bruikbare standaardindeling vraagt alle aandacht. Deze klus kan doorgaans beter worden uitgevoerd door iemand met een archiefachtergrond. Iedereen moet er eigenlijk moeiteloos mee overweg kunnen. Probeer hem vooral zo duidelijk en eenvoudig mogelijk te houden.
 
In het tweede deel van dit artikel, dat volgende week verschijnt, komen onder meer aan de orde: vertrouwelijke stukken, juridische bewijskracht, fiscale eisen, duurzaamheid en randvoorwaarden van digitale opslag.

Bron: Computable 2 maart 2001, nr. 9

Dit artikel is een voorpublicatie uit Handboek Documentmanagement van Frans Timmerhuis, dat in mei 2001 verschijnt. Uitgeverij Elmar.
ISBN 90-389-1154-8,
Prijs f 39,50.

 

Juridische bewijskracht elektronisch opgeslagen documenten is zwak

Het dossier is overal

De elektronische archivering zal de komende jaren waarschijnlijk een hoge vlucht nemen. Met name de snelle, niet locatiegebonden toegankelijkheid biedt grote voordelen. Maar hoe ga je om met vertrouwelijke stukken, wat is de juridische bewijskracht van digitale documenten, en wat zijn de fiscale eisen? In dit tweede deel gaat Frits Timmerhuis onder meer in op deze aspecten, en belicht hij de randvoorwaarden bij digitale opslag.
 
Bij elektronische dossiers zijn de stukken veel toegankelijker dan bij een papieren archief. Ze zijn op ieder aangesloten beeldscherm te raadplegen. In het geval van papieren dossiers moet iemand letterlijk over de drempel heen om in de kasten met mappen te kunnen kijken.
Over het aspect 'vertrouwelijk' wordt echter heel verschillend gedacht. Zo is het interessant te zien dat bij sommige organisaties alle binnenkomende post met het opschrift 'persoonlijk' of 'vertrouwelijk' ongeopend naar de geadresseerde gaat, terwijl er ook voldoende bedrijven zijn waar eenvoudigweg alles wordt geopend.
Ten aanzien van de elektronische archivering zijn er grofweg twee mogelijkheden.
Bepaalde soorten stukken, waarvan een duidelijke lijst dient te komen, krijgen de beveiliging 'vertrouwelijk'. Alleen degenen die daartoe geautoriseerd zijn kunnen de inhoud van deze stukken op hun beeldscherm bekijken. Veel programma's voor elektronische archivering bieden tevens diverse specifieke beveiligingen, zoals 'personeelszaken' en 'directiezaken'.
Een andere benadering gaat ervan uit dat alles als vertrouwelijk is te beschouwen en dat van de medewerkers die in de elektronische dossiers kunnen kijken mag worden verwacht dat ze zorgvuldig met de informatie omgaan. In de praktijk raakt iedereen die bij een organisatie gaat werken, ongeacht de positie, al snel op de hoogte van allerlei zaken. Het is binnen de kortste keren niets bijzonders en dus niet interessant meer. Waarom moeilijk doen over beveiliging als het misschien niet nodig is? Het toevoegen van beveiligingen kan juist de nieuwsgierigheid wekken. Anderzijds bestaat de kans dat ook allerhande gewone stukken ten onrechte van een beveiliging worden voorzien en vervolgens voor bijna niemand toegankelijk zijn.
Uiteraard ligt het voor de hand bepaalde typen gevoelige dossiers, zoals personeeldossiers, toch af te schermen met een beveiliging.
 
Juridische bewijskracht
Alleen documenten, opgemaakt door of ten overstaan van een openbaar ambtenaar, hebben een gegarandeerde bewijskracht. Voor alle andere documenten geldt dat het aan de rechter is daaraan bewijskracht te ontlenen. Met de handtekening van gescande documenten is, net als bij een fotokopie, uitstekend te sjoemelen. De juridische bewijskracht van elektronisch opgeslagen stukken is in principe dus vrij zwak.
De beste garantie geeft een opslagmedium waarbij de informatie in ieder geval niet meer gewijzigd kan worden, zoals de worm-schijf en de éénmalig beschrijfbare cd-rom. Desondanks gebruiken de meeste organisaties nu een server voor de opslag van het elektronische archief, vanwege een steeds grotere opslagcapaciteit, dalende aanschafprijs en snelle toegankelijkheid.
Voor de juridische problematiek zijn er drie oplossingen mogelijk.
Neem bewust een risico en bewaar alle documenten slechts in digitale vorm. Er zijn organisaties die zo werken en ervan uitgaan dat het met de financiële risico's rond het verliezen van een rechtszaak wel zal meevallen. Doorgaans staat een ondertekend document niet op zich, maar is deze onderdeel van een hele geschiedenis. Bovendien wordt het mogelijke financiële risico gecompenseerd door de besparing op arbeidsloon en kantoorruimte, doordat er geen papieren stukken meer opgeborgen en bewaard hoeven blijven.
Een tweede oplossing betreft het handhaven (naast het elektronische archief) van de papieren dossiers, met daarin alleen de juridisch belangrijke stukken, zoals contracten en ondertekende akkoordverklaringen. Vanwege de ordening van de dossiers zijn deze stukken altijd weer terug te vinden, wat er ook met het elektronische archief gebeurt. Een duidelijk nadeel is dat er een papieren archiefsysteem in stand blijft met dikwijls toch nog een flinke omvang, doordat de mappen zelf ook ruimte innemen.
De derde mogelijkheid is om de juridisch belangrijke stukken op te bergen in ordners, op volgorde van scandatum. Hierbij fungeert het elektronisch archief als index: eerst zoek je het digitale document op, en vervolgens het papieren.
Het voordeel is dat er een compact en geleidelijk groeiend bestand van ordners ontstaat, dat slechts een fractie van het archiefbestand inneemt als bij de hierboven beschreven oplossing. Het nadeel is dat de papieren stukken alleen maar zijn te vinden, zolang de elektronische variant beschikbaar is.
 
Fiscale eisen
Digitaal opgeslagen documenten van administratieve aard dienen acceptabel te zijn voor de belastingdienst. Voor bedrijven en instellingen bestaat de wettelijke verplichting de administratie zeven jaar zodanig te bewaren dat een belastingcontrole ervan binnen een redelijke termijn kan worden uitgevoerd. In oktober 1999 heeft de belastingdienst de brochure 'Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht' gepubliceerd. Hieronder volgt een greep uit de inhoud.
In principe moet u de gegevens bewaren in de vorm waarin ze deel zijn gaan uitmaken van de administratie. Van bijvoorbeeld een ontvangen factuur moet dus het papieren origineel worden bewaard. Ook gegevens die u in een bepaald computersysteem invoert, moeten in principe in dat computersysteem bewaard blijven.
Onder bepaalde voorwaarden is het echter toegestaan de gegevens op een andere manier op te slaan. Hiervan is bijvoorbeeld sprake wanneer u gegevens overzet op een ander computersysteem, papieren documenten inscant of gegevens overzet op microfiche.
Deze voorwaarden zijn: u zet alle gegevens inhoudelijk juist over. U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is. U kunt de overgezette gegevens binnen redelijke termijn (re)produceren en leesbaar maken. U zorgt er ten slotte voor dat een controle van de overgezette gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
Indien aan de bovengestelde voorwaarden is voldaan, hoeft u de originele gegevens niet te bewaren. Alleen de balans en de resultatenrekening moet u altijd op papier bewaren.
In principe is het niet toegestaan computerbestanden af te drukken om vervolgens de digitale gegevensbestanden te verwijderen. Alleen als de administratie van geringe omvang is, zodat een controle van de afgedrukte bestanden binnen redelijke termijn kan worden gedaan, mag u de digitale gegevensbestanden verwijderen. Hierover dient eerst contact te worden opgenomen met de belastingdienst.
Dit leidt tot de volgende conclusie. Als een document volledig inhoudelijk en met behoud van de uiterlijke kenmerken wordt gedigitaliseerd, mag de digitale 'image' in plaats van het originele document worden bewaard. Wanneer er slechts sprake is van het in de administratie invoeren van documentgegevens, zoals het inboeken van een ingekomen factuur, moet het originele papieren document echter wél bewaard blijven.
 
Duurzaamheid
Momenteel is er veel aandacht voor digitale duurzaamheid. Hoe valt te garanderen dat digitaal opgeslagen gegevens ook over twintig jaar nog leesbaar zijn? Het is een dankbaar onderwerp voor tal van seminars en workshops, waarin doorgaans het belang van een zorgvuldige conversieprocedure wordt benadrukt.
Digitale opslag is per definitie echter nìet duurzaam. Het is inherent aan het medium. Probeer maar eens een disk-drive te vinden waar nog een 5¬ inch diskette in past. Doordat gedigitaliseerde documenten alleen zichtbaar zijn met de juiste, bij elkaar passende apparatuur en programmatuur, én door de voortdurende opeenvolging van nieuwe hard- en software, met telkens de noodzaak van conversie, komt er een moment dat documenten om de een of andere reden niet meer te raadplegen zijn. Iedereen maakt op zijn tijd fouten, dus ook bij een conversie. Of er zijn alweer vijf nieuwe versies geweest van de 'retrieval'-software en de gebruiker heeft toevallig de laatste twee gemist.
Het is zinvol te beseffen dat er binnen de organisatie en het management nu misschien veel aandacht is voor de aspecten digitale duurzaamheid, conversies en dergelijke, maar dat dit in de toekomst misschien anders kan liggen. Het goed doortimmerde rapport met voorschriften ligt dan wellicht onder in de bureaulade van een opvolger te verstoffen.
Niemand zal dus kunnen garanderen dat opgeslagen gegevens over twintig of dertig jaar nog allemaal leesbaar zijn. In dit opzicht wekt de term 'digitale duurzaamheid' zelfs valse verwachtingen.
Digitale opslag leent zich dan ook met name voor stukken die hoogstens zo'n tien jaar blijven bewaard. In die periode vindt slechts een beperkt aantal conversies plaats, zodat het risico beperkt blijft. Voor lang te bewaren documenten is eigenlijk alleen een 'hard copy' op papier of microfilm verantwoord. Tenzij er heel bewust een risico wordt genomen.
 
Conversie papieren dossiers
Wat gaat er na de start van de elektronische archivering gebeuren met het huidige papieren archief? Afhankelijk van waar de prioriteit wordt gelegd, zijn er drie mogelijkheden.
Niet scannen. Er wordt een duidelijke datum vastgesteld tot wanneer stukken zijn te vinden in het papieren archief. Alle documenten vanaf die datum zitten in het elektronisch archief. Men neemt de mogelijke hinder voor lief met de gedachte dat de papieren dossiers steeds minder nodig zullen zijn.
Het voordeel ligt op financieel gebied. Er is geen kostbare conversieoperatie nodig.
De nadelen zijn dat er nog jarenlang met twee archiefsystemen wordt gewerkt, het huidige papieren archief al die tijd in complete vorm gehandhaafd moet blijven en het nieuwe elektronische archief de eerste tijd uit vrijwel lege mappen zal bestaan, hetgeen doorgaans niet bevorderlijk is voor de acceptatie door de organisatie.
Gefaseerd scannen. De huidige papieren dossiers worden niet allemaal ineens gescand, maar bijvoorbeeld op het moment dat een dossier na raadpleging weer moet worden opgeborgen. Er zou een medewerker speciaal met deze klus belast kunnen worden, zodat het de overige werkzaamheden niet doorkruist. Na verloop van tijd zijn de meeste dossiers op deze wijze verwerkt en kan de rest worden aangepakt.
Het voordeel is dat er geen grote scanoperatie nodig is, terwijl het papieren archief toch langzamerhand gaat verdwijnen. Het nadeel is een jarenlange onduidelijkheid over waar een dossier is te vinden: elektronisch of in het papieren archief. Die onduidelijkheid zal de acceptatie van het elektronisch archief niet bevorderen.
Volledig scannen. Dit is hoe dan ook een zeer arbeidsintensieve klus. Na afloop is er echter een compleet elektronisch archief waardoor de huidige papieren dossiers naar het statisch archief (en vervolgens de prullenbak) kunnen en de ruimte beschikbaar komt voor andere doeleinden.
Een mogelijk struikelblok vormen de hoge personeelskosten van deze klus. Per document is dit niet alleen de tijd van het scannen zelf (enkele seconden), maar ook het voorafgaand opschonen van dossiers, het verwijderen van nietjes en paperclips, het eventueel opplakken van kleine briefjes, het bijstellen van de apparatuur bij moeilijk scanbare documenten én het tijdrovende toekennen van de indexeringskenmerken. Bovendien moet er rekening mee worden gehouden dat degenen die dit doen niet continu zullen werken, maar ook af en toe een kop koffie drinken en een praatje maken en naar het toilet gaan. De conversiekosten vallen doorgaans hoger uit dan de aanschafkosten van de nieuwe apparatuur en software.
Dikwijls is het raadzaam de documenten niet ieder apart te scannen en te indexeren, maar zoveel mogelijk tezamen als één document. Anders kan het verwerken van elk dossier meerdere uren vergen. De stukken worden bijvoorbeeld onder de verzamelnaam 'conversiedocumenten' als één document elektronisch gearchiveerd. Er is dan wel het nadeel dat men bij het weer opzoeken van een bepaald stuk vaak eerst allerlei andere documenten moet doorbladeren.
 
Aanpak
Archiefautomatisering wordt doorgaans gekenmerkt door een veelvoud aan kleine details en kleine problemen, zowel computertechnisch, archieftechnisch, als in de organisatorische sfeer. Wanneer er in het begin te veel hooi op de vork wordt genomen is de kans op mislukken reëel aanwezig.
Meestal gaat de voorkeur uit naar een fasegewijze aanpak, waarbij stap voor stap ervaring wordt opgedaan die nodig is voor de volgende fase. Elke fase krijgt een duidelijke startdatum en duurt niet langer dan noodzakelijk. Hierbij is het raadzaam te beginnen bij een duidelijk afgebakend archiefonderdeel. Bij voorkeur een bestand waarvan de dossiers relatief eenvoudig van opzet zijn en vaak worden geraadpleegd.
 
Randvoorwaarden
Aan het succesvol opzetten van een elektronisch archief is een aantal belangrijke randvoorwaarden verbonden, die hieronder volgen.
Met name in de beginfase staat de ict-afdeling voortdurend 'stand-by' in verband met mogelijk problemen.
Minimaal twee snelle doorvoerscanners worden aangeschaft, waarvan één voor permanente 'stand-by'. De eenvoudige 'flatbed' scanners, die tegenwoordig haast niets meer kosten, zijn voor dit soort toepassingen af te raden. Ze werken omslachtiger en zijn eigenlijk alleen geschikt voor incidenteel gebruik. Voor een conversieproject zijn meestal extra scanners nodig.
De aanschaf van 19- of 21-inch beeldschermen zijn noodzakelijk voor degenen die worden belast met het elektronisch archiveren. Dikwijls moeten op het scherm verschillende documenten met elkaar worden vergeleken.
De lijnverbindingen hebben voldoende capaciteit. Een digitaal dossier neemt veel geheugenruimte in beslag en vergt dus het nodige van een lijnverbinding. Er moet worden voorkomen dat gebruikers 'eindeloos' moeten wachten voor de documenten op hun beeldscherm verschijnen.
Er is voldoende opslagcapaciteit voor de eerstkomende tijd. Wellicht is al dadelijk een aparte server noodzakelijk.
Vanaf de start vindt dagelijks een 'back-up' plaats, die wordt opgeslagen in een brandvrije database.
Van meet af aan zijn er voldoende aansluitingen om mogelijke frustraties bij de gebruikers te voorkomen.
Dikwijls is er een onderscheid tussen 'dedicated' en 'concurrent' licenties. Bij een 'dedicated' licentie is sprake van een één-op-één situatie. Met name bij degenen die worden belast met het elektronisch archiveren is dit type aansluiting vereist. Bij een 'concurrent' licentie is het aantal gelijktijdige gebruikers beperkt tot het aantal licenties. Als vijf 'concurrent' licenties gelijktijdig werken zal nummer zes moeten wachten tot één van de vijf andere gebruikers de toepassing afsluit.
Er is voldoende budget voor het inrichten van een professionele organisatie die de post scant, indexeert, verspreidt en elektronisch archiveert. De aanschaf van de benodigde hard- en software alleen is niet voldoende. Het aan te schaffen dis-programma is slechts een geavanceerd stuk gereedschap. De elektronische postverwerking en archivering zal doorgaans meer aandacht en tijd vergen dan de papieren situatie. Dikwijls is de aanstelling van een archivaris aan te bevelen, mede met het oog op verdere uitbreidingen van het elektronische archief.
Er wordt een 'supergebruiker' aangesteld, bij voorkeur de archivaris, die als taken krijgt: nieuwe gebruikers op het systeem toegang verlenen; het toekennen van wachtwoorden; beheer van de indextools; het in de gaten houden van de beschikbare opslagcapaciteit, en het aanmaken van nieuwe elektronische archiefkasten.
Tot slot is er voldoende aandacht voor de instructie van de gebruikers van het elektronisch archief.
 
Het eerste deel van dit artikel verscheen in Computable van 2 maart.
 
Voor- en nadelen verschillende achiveringsmedia

Voordelen papier

Nadelen papier Voordelen microfilm Nadelen microfilm Voordelen digitale opslag Nadelen digitale opslag

Bron: Computable 9 maart 2001, nr. 9

Dit artikel is een voorpublicatie uit Handboek Documentmanagement van Frans Timmerhuis, dat in mei 2001 verschijnt. Uitgeverij Elmar.
ISBN 90-389-1154-8,
Prijs f 39,50.